La trei luni de la redeschiderea Bibliotecii Judeţene „Gheorghe Şincai”, după finalizarea lucrărilor de modernizare, evoluţia activităţilor este spectaculoasă iar adaptarea cititorilor la sistemul digital a fost rapidă şi bine primită.

Schimbarea majoră în activitatea bibliotecii a fost implementarea noului sistem de informatizare Softlink Liberty, trecând de la un program specializat de biblioteci TinREAD, la un program care oferă mult mai multe posibilităţi de lucru pentru bibliotecari, o gestiune simplificată a volumelor şi o interfaţă mult mai prietenoasă cu publicul. De la deschidere, în septembrie, biblioteca a mers timp de o lună în paralel cu ambele sisteme, trecerea fiind făcută lent. În acea lună au fost colectate volumele care mai erau în circulaţie pe sistemul vechi, începând însă împrumuturile pe sistemul nou. De două luni biblioteca funcţionează complet pe sistemul nou implementat.

Concectând echipamentele de specialitate la softul modern, cititorii au fost încurajaţi în aceste luni să îşi facă serviciile pe cont propriu. Astăzi, din ce în ce mai mulţi cititori îşi aleg singuri volumele având acces liber la raft, îşi încarcă singuri cărţile prin staţia de autoîmprumut, iar când vin să le predea, le lasă la intrare, la staţia de autoreturnare unde li se emite o chitanţă, fără să fie nevoie să interacţioneze cu cineva.

Autonomie totală a cititorului

În contextul în care, în anul 2025, aproape 9 luni şi jumătate biblioteca a funcționat pe vechiul sistem și doar două luni pe sistemul Liberty, cifrele arată diferențe remarcabile, ne-a precizat Ancuţa Şchiop, managerul Bibliotecii Judeţene, care ne-a pus la dispoziţiile datele pe final de an.

În vechiul sistem, în 9 luni și jumătate, s-au înregistrat 196.957 de tranzacţii (împrumuturi, returnări, prelungiri), dar în doar 2 luni pe sistem Liberty, s-au înregistrat: 27.396 de împrumuturi, 29.263 de returnări şi 22.524 de prelungiri, adică 79.183 de tranzacţii.

„Dacă raportăm la timp, noul sistem generează un ritm lunar de activitate cu peste 35% mai mare, ceea ce confirmă adoptarea rapidă a platformei de către public și personal. Un element de noutate important îl reprezintă faptul că 4% dintre prelungiri sunt deja efectuate direct de utilizatori prin aplicația mobilă LibertyLink sau la stațiile de autoîmprumut – lucru care înainte era posibil doar prin cerere pe e-mail. Această autonomie a cititorilor este abia la început, procentul fiind așteptat să crească odată cu informarea publicului. Toate aceste tranzacţii, o dată cu implementarea acestui sistem, sunt mult mai bine măsurate pentru că sistemul oferă statistici în timp real, porţile înregistrează intrările şi ieşirile din bibliotecă, totul este conectat”, explică managerul.

Rezervările au înregistrat un progres clar. În vechiul sistem au fost 663 rezervări în 9 luni şi jumătate (aproximativ 69/lună), iar în sistem Liberty au fost 158 rezervări în 2 luni (aproximativ 79/lună), dintre care 43 au fost realizate direct de către utilizatori, această creştere cu aproximativ 15% demonstrând eficacitatea accesului direct al utilizatorilor la această funcționalitate care reprezintă un pas înainte spre autonomia cititorilor, dar și reducerea timpului de lucru al bibliotecarilor.

„Pentru cititorii din judeţul nostru biblioteca însemna interacţiunea cu bibliotecarul în primul rând, dar am intrat într-o nouă etapă în care ei interacţionează pur şi simplu cu cartea, şi misiunea noastră asta a fost. Noul sistem permite, de asemenea, ca atunci când doreşti o carte şi ea nu este pe moment disponibilă, atunci când este returnată ţi se trimite un mail prin care eşti anunţat că a reintrat cartea la raft şi te poţi prezenta după ea, cartea fiind rezervată automat pe permisul cititorului care o aşteaptă. Acest detaliu este foarte important pentru bibliografia şcolară, fiind vorba de titluri care sunt foarte solicitate şi care circulă mult”, precizează Ancuţa Şchiop.

De 3 ori mai multe înscrieri

Unul dintre cele mai impresionante rezultate se regăseşte la înscrieri. Pe vechiul sistem în nouă luni au fost 4.826 de înscrieri în total, 2.751 fiind cititori noi (cam 290 pe lună) şi 2.075 de reînscrieri. În doar două luni, cu noul sistem, s-a înregistrat un total de 2.938 de înscrieri, cu 1.691 de cititori noi (aproximativ 845 pe lună – aproape de 3 ori mai mult decât înainte) şi 1.247 de reînscrieri. Acest salt arată atât eficiența procesului de înscriere în Liberty, cât și faptul că serviciile bibliotecii devin mai vizibile și mai accesibile pentru public. Singura interacţiune a cititorului cu bibliotecarul la momentul înscrierii este pentru fotografie şi printarea cardului.

„Aceste cifre demonstrează că o bibliotecă cu acces liber la raft şi cu sistemul de abordare în spaţii deschise, este exact ceea ce aşteaptă publicul în 2025, şi pentru noi e o împlinire faptul că funcţionăm astăzi în forma aceasta. Vedem că vin foarte mulţi părinţi cu copii mici, că vin foarte mulţi seniori care îşi petrec timp liber în bibliotecă şi participă la atelierele noastre, mai ales la cele de formare a competenţelor digitale”, spune managerul.

În plus, deși vechiul sistem raporta un volum mare de căutări (50.524), acesta nu oferea informații clare despre relevanța lor. Liberty, însă, înregistrează doar căutările cu rezultat, un indicator mult mai util pentru îmbunătățirea catalogării.

Servicii digitale mobile

Utilizatorii au adoptat rapid şi aplicaţia de mobil LibertyLink, care permite accesul rapid la baza de date pe baza cardului de acces. Se poate face atât împrimut cât şi rezervare şi prelungire prin aplicaţia de mobil. Deși nu există date locale exacte privind numărul de descărcări, statisticile producătorului Softlink indică o creștere națională de la 1.638 descărcări în septembrie, la 5.741 în octombrie, creștere generată în mare parte de lansarea sistemului în Bihor.

În cele două luni de utilizare au accesat aplicaţia 461 de utilizatori unici, au fost în total 2.601 accesări şi 1.997 căutări efectuate direct din LibertyLink, publicul orientându-se tot mai mult către servicii digitale mobile.

Integrarea tehnologiei RFID, care a presupus etichetarea cărţilor cu cod de bare, a dus la o mai mare rapiditate şi autonomie. Astfel, au fost realizate 2.524 de împrumuturi prin statiile de autoîmprumut şi 6.319 returnări prin stațiile dedicate (autoreturnare 24/7 şi staţiile de selfcheck din bibliotecă). Cifrele confirmă reducerea timpilor de așteptare și eliberarea personalului pentru activități de asistență și consultanță.

A crescut, de asemenea, şi comunicarea cu cititorii, mulţi dintre aceştia adresându-se bibliotecii şi pentru spaţii de evenimente, pentru ateliere. În vechiul sistem, în nouă luni au fost gestionate 8.490 e-mailuri prin care se făceau prelungiri sau se solicitau clarificări ori se făceau rezervări pentru spaţi. În Liberty, în doar două luni, au fost 31.441 e-mailuri, această creștere de aproape 4 ori demonstrând conectarea mai strânsă cu utilizatorii, notificările frecvente privind termenele de restituire a volumelor, rezervări sau disponibilitatea documentelor şi o interacțiune continuă care contribuie la reducerea întârzierilor și îmbunătățirea experienței de utilizare.

În sistemul vechi exista o taxă pentru fiecare zi de întârziere la restituire, 10 bani/zi. În noul sistem, s-a adoptat tarifarea de 1 leu pentru fiecare zi de întârziere, dar nu mai mult de 50 lei/volum, taxă aprobată care va intra în vigoare începând cu ianuarie 2026.

„ În noul sistem, taxa se va încărca automat pe cardul de cititor, iar în momentul unei noi solicitări, mai întâi va trebui să achite acele penalităţi acumulate. Noi facem eforturi să recuperăm în timp util volumul, venind cu multe e-mailuri, cu multe notificări chiar şi din aplicaţia de mobil, inclusiv telefonăm cititorii care sunt cu întârzieri”, ne-a precizat Ancuţa Şchiop.

Trecerea la Softlink Liberty a însemnat nu doar o schimbare tehnică folosind un instrument de lucru intuitiv şi modern, ci şi o transformare profundă a modului în care biblioteca interacționează cu cititorul, şi gestionarea mai bună a colecţiilor de carte prin creşterea spaţiului de expunere şi de depozitare. „Suntem în măsură să spunem astăzi că a fost cea mai bună alegere pe care putea să o facă Biblioteca Judeţeană şi cea mai bună investiţie pe care putea să o facă o administraţie pentru îmbunătăţirea calităţii vieţii într-o comunitate. Cifrele arată astăzi clar că Bihorul citeşte!”, a concluzionat managerul.

În ciuda digitalizării, personalul este la limită

După modernizare, de când s-a redeschis biblioteca, vin şi foarte mulţi turişti din toată ţara dar şi delegaţii ale bibliotecilor din ţară care vor să ia exemplu de acest tip de circuit al cărţii. De asemenea, programul de lucru al bibliotecii a fost prelungit: în fiecare zi lucrătoare între orele 08:00 – 20:00 şi sâmbăta între orele 08:00 – 16:00.

„Ca manager pot spune că cea mai mare surpriză e bucuria cu care a primit publicul schimbarea şi cea mai mare bucurie personală e faptul că au acceptat colegii să facă această trecere în stilul acesta, cu totul nou”, ne-a spus managerul.

Întrebată dacă angajaţii nu s-a temut că noul sistem va înseamna mai puţine posturi, Ancuţa Şchiop ne-a mărturisit că da, însă după reorganizarea din 2021 Biblioteca Judeţeană a fost dimensionată corect din punct de vedere al personalului, în patru ani de atunci unii s-au mai pensionat şi nu s-au făcut alte angajări, aşa încât în acest moment personalul este la limită, spune managerul.

„Va trebui să păstrăm acest echilibru din punct de vedere al normelor din cadrul bibliotecii pentru că, deşi scade asistenţa pe care bibliotecarii o oferă cititorilor, creşte foarte mult gestiunea la raft – pentru că ei trebuie să fie permanent conectaţi cu echipamentele şi trebuie să vadă ce volume s-au întors şi să se asigure că acelea ajung exact în locul în care apare şi pe harta de pe Liberty şi trebuie să manipuleze colecţiile astfel încât volumele să fie în cel mai scurt timp la locul lor aşezate. De asemenea, trebuie încărcate box-urile de la intrare şi descărcate staţiile de returnare. În plus, am diversificat programul bibliotecii prin introducerea atelierelor de lucru pe care colegii bibliotecari le gestionează. Mai au şi vizitele la bibliotecă ale elevilor din şcolile din judeţ în cadrul cărora se organizează ateliere de lectură, ateliere de scriere creativă. Am introdus în cadrul atelierelor inclusiv maşinile de cusut şi brodat, imprimantele 3D – două obţinute prin proiect şi una obţinută printr-un grant de la National Geographic Society, care ne oferă şi materiale suport pentru ateliere. Avem, de asemenea, atelierele de restaurare a fotografiilor vechi”, spune Ancuţa Şchiop.

Evenimente la librăria-cafenea

În cadrul locaţiei pe care o are la parterul bibliotecii, librăria-cafenea Humanitas este co-organizator alături de Biblioteca Judeţeană, prin Revista de cultură Familia, la evenimente de lansare de carte, cluburi de lectură, care cresc imaginea şi diversifică oferta librăriei. În Bihor este singura locaţie în care evenimentele se petrec în parteneriat cu o instituţie publică, librăriile Humanitas fiind un operator privat.

„Pentru noi a fost o onoare de la început că au venit şi căutăm să păstrăm relaţia cu ei respectându-ne angajamentele, fiind gazde bune. Faptul că putem să organizăm evenimente împreună ne validează această relaţie. Ce pot să vă spun din practica acestor luni este că era un serviciu pe care publicul şi-l dorea. Cititorii pot beneficia şi de carte nouă, pot avea şi un timp de calitate în mijlocul cărţilor beneficiind de serviciile acestei cafenele. Dacă pentru cei tineri nu a fost o aşa mare surpriză această librărie-cafenea, e înălţător pentru noi să îi urmărim pe cei de vârsta a treia care vin şi se miră văzând biblioteca în forma asta, apoi văd librăria şi mirarea creşte, iar la final, când constată că este şi cafenea, surpriza este şi mai mare”, punctează managerul bibliotecii.

Dacă Revista Familia a reuşit până acum, la fel ca în anii trecuţi, să aducă scriitori de nivel naţional precum Mircea Cărtărescu, Ana Blandiana, Radu Paraschivescu sau Cristian Preda, în 2026 se speră că se vor aduce ca invitaţi, împreună cu partenerii de la Humanitas, şi scriitori de nivel internaţional.

Digitalizarea cărţilor

Pentru digitalizarea cărţilor se lucrează cu două scanere performante pe care Biblioteca Judeţeană le-a achiziţionat în cadrul proiectului de modernizare şi care sunt potrivite inclusiv pentru digitalizarea colecţiei de carte veche.

Având 1111 de volume de patrimoniu, se intenţionează să se acorde o atenţie deosebită acestora, pentru a putea fi puse la dispoziţia cititorilor în format digital. În această perioadă se lucrează la digitalizarea Fondului Bihor.

„Fondul Bihor este o componentă preţioasă a colecţiilor noastre, care păstrează identitatea judeţului şi a spaţiului nostru. Zona aceasta de ţară are în acest Fond Bihor istoria scrisă, care se transmite. Avem o grijă deosebită pentru acest fond care arată cine suntem, şi de aceea este cel cu care am început scanarea. Bibliotecile, în ultimii ani, în ţara noastră dar şi în afara ei, au acordat o atenţie deosebită acestei digitalizări. Sunt volume digitalizate care pot fi accesate în baza de date a altor biblioteci. Dar specific nouă este acest Fond Bihor cu care am început digitalizarea pentru că este căutat şi accesat de către cei care fie lucrează la lucrări de licenţă, masterat sau doctorat, fie în cercetare, având nevoie de informaţie specifică locală”.

Managerul mulţumeşte tuturor celor care au lucrat în bibliotecă de-a lungul anilor pentru modul în care, investind ani din viaţă, s-au asigurat că volumele sunt păstrate în siguranţă şi depozitate în condiţii bune. Astăzi Biblioteca Judeţeană are peste 550.000 de volume corect păstrate şi descrise.

Competenţe digitale în judeţ

Cursurile de formare a competenţelor digitale de bază au început în toate cele 30 de biblioteci din judeţul Bihor care sunt implicate în cadrul proiectului, şi care au primit echipamente.

Cursurile sunt în desfăşurare în perioada aceasta. Pe bază de user name şi parolă cititorii se pot înscrie în baza de date pentru a accesa cursurile respective. Biblioteca Judeţeană are doi bibliotecari dedicaţi care gestionează partea de înscriere, după care toţi ceilalţi bibliotecari gestionează grupe asistându-i pe cei care doresc să-şi formeze aceste competenţe digitale de bază.

Până în iunie 2026 vor fi instruiţi, la nivelul întregului judeţ, aproximativ 2.500-3.000 de utilizatori de bibliotecă. Această procedură se desfăşoară în paralel cu Biblioteca Judeţeană şi în bibliotecile din judeţ. Bibliotecarii din Bihor au deja persoane care au absolvit cursul, spune Ancuţa Şchiop, altele care urmează cursul în perioada aceasta, şi în cadrul acestui modul cetăţenii deprind comptenţele necesare pentru a face înscrieri, programări online, plăţi online.

„Acest modul e foarte bine venit mai ales în comunităţile mici unde oamenii se ştiu, şi unde biblioteca a devenit un hub, un loc în care nu te duci doar pentru carte ci şi un loc în care te duci să înveţi să lucrezi pe calculator, un loc în care dacă nu te descurci bibliotecarul este acolo să te îndrume. Genul acesta de abordare e atât de bine primit în comunităţi încât cei care nu ajunseseră în bibliotecă până la o anumită etapă a vieţii lor se duc acum pentru a-şi face, de exemplu, o plată online, dar ajung să interacţioneze şi cu cartea. Aici este pentru noi punctul forte! Era mare nevoie de acest lucru. Orecum sistemul a fost resuscitat, şi ceea ce se întâmplă astăzi în Bihor arată cât de bine poate fi dacă există o biliotecă într-o comunitate. E un mare semn de sănătate a unei comunităţi!”, precizează Ancuţa Şchiop.