Potrivit legislației, atunci când contabilitatea unei firme nu este organizată printr-un compartiment propriu, aceasta poate fi ținută pe baza unui contract de prestări servicii încheiat cu persoane fizice sau juridice autorizate potrivit legii și membre ale Corpului Experților Contabili și Contabililor Autorizați din România (CECCAR).

Într-un interviu acordat pentru Bihon.ro, președinta CECCAR – Filiala Bihor, Renate Popescu, atrage atenția că există antreprenori care colaborează cu persoane ce oferă servicii contabile fără să aibă calitatea cerută de lege.

„Am primit sesizări de la antreprenori referitor la persoanele cu care au contractat serviciile de contabilitate și am constatat că acestea nu fac parte din organismul nostru profesional”, spune Renate Popescu.

Ce spune legea despre contabilitatea externalizată

Regula este prevăzută de Legea contabilității nr. 82/1991. Atunci când o societate nu își organizează contabilitatea în cadrul unui compartiment propriu, aceasta poate apela la servicii externe, însă contractul trebuie încheiat cu persoane fizice sau juridice autorizate potrivit legii și membre CECCAR.

Și Ordonanța Guvernului nr. 65/1994, care reglementează profesia de expert contabil și contabil autorizat, stabilește cadrul în care se desfășoară relația dintre profesionist și client.

Prin urmare, în cazul unei firme care alege externalizarea, nu este suficient ca prestatorul să se prezinte drept „contabil” și să ofere servicii contra cost. Calitatea profesională și dreptul de exercitare trebuie să poată fi verificate.

La fel de important este ca relația dintre firmă și prestator să fie formalizată printr-un contract scris. Do„entul trebuie să stabilească serviciile care urmează să fie prestate, responsabilitățile asumate de fiecare parte, modul de transmitere a documentelor și condițiile colaborării.

Un acord informal poate deveni problematic atunci când apar neclarități privind o declarație fiscală, un termen ratat sau o eroare în documentele contabile, deoarece responsabilitatea fiecărei părți este mai greu de stabilit.

Amenzi care pot ajunge la 20.000 de lei

Problemele nu țin doar de statutul persoanei care ține contabilitatea. Firmele care nu respectă regulile privind organizarea și conducerea contabilității se pot confrunta cu sancțiuni contravenționale.

În funcție de abatere, amenzile prevăzute de legislație pot ajunge până la 20.000 de lei. Renate Popescu subliniază însă că riscul pentru antreprenor nu se rezumă la sancțiunea financiară.

„Dincolo de sancțiunea financiară, o contabilitate ținută de o persoană neautorizată expune firma unui risc suplimentar. În cazul unui litigiu, al unui control fiscal sau al unui prejudiciu, nu mai există aceeași protecție oferită de răspunderea profesională și de asigurarea de răspundere civilă pe care experții contabili și contabilii autorizați sunt obligați să le dețină. Practic, firma rămâne fără protecție în fața eventualelor erori sau prejudicii cauzate de «contabilul» ales”, explică președinta CECCAR Bihor.

Un profesionist autorizat are obligații specifice în ceea ce privește exercitarea profesiei, inclusiv cele referitoare la răspunderea profesională și asigurarea obligatorie. În cazul unei colaborări cu o persoană care nu are calitatea necesară pentru exercitarea profesiei, antreprenorul se poate confrunta cu consecințe financiare și fiscale în cazul unor greșeli, fără aceleași mecanisme de protecție.

Și „contabilul” neautorizat poate avea probleme penale

Potrivit Renatei Popescu, legislația prevede sancțiuni și pentru persoanele care desfășoară activități specifice profesiei fără a avea dreptul legal de a le exercita.

„Exercitarea oricărei atribuții specifice profesiei de expert contabil sau de contabil autorizat de către persoane neautorizate constituie infracțiune”, avertizează aceasta, cu referire la prevederile OG nr. 65/1994.

În funcție de încadrarea juridică, fapta poate intra sub incidența dispozițiilor privind exercitarea fără drept a unei profesii sau activități pentru care legea impune autorizare. Codul penal prevede, în această situație, pedeapsa cu închisoarea de la trei luni la un an sau amendă penală.

Pentru profesioniștii care sunt membri CECCAR există și un sistem de răspundere disciplinară. În cazul încălcării normelor profesionale sau etice, sancțiunile pot porni de la mustrare și avertisment scris și pot ajunge până la suspendarea dreptului de exercitare a profesiei sau, în cazurile grave, la interzicerea practicării acesteia.

Înainte de semnarea contractului, orice companie sau persoană fizică ar trebui să verifice dacă profesionistul ori societatea de contabilitate figurează în Tabloul CECCAR.

Verificarea poate fi făcută pe site-ul oficial CECCAR, www.ceccar.ro, în secțiunea „Tablou membri”, separat pentru:

• persoane fizice – experți contabili și contabili autorizați;
• persoane juridice – societăți de expertiză contabilă și societăți de contabilitate.

Tabloul cuprinde membrii persoane fizice și juridice și face distincție între membrii care au dreptul de exercitare a profesiei și membrii inactivi.

Ce trebuie să verifice un antreprenor înainte de colaborare

Înainte de a semna un contract, antreprenorul ar trebui să facă mai mult decât să compare tarifele oferite de mai mulți prestatori.

Primul pas este verificarea dreptului de exercitare a profesiei. Persoana sau societatea care urmează să preia contabilitatea trebuie să poată fi identificată în Tabloul CECCAR și să aibă dreptul de a exercita profesia.

Verificarea este importantă și în cazul societăților de contabilitate, nu doar al persoanelor fizice. Tabloul CECCAR cuprinde atât experți contabili și contabili autorizați, cât și societăți de profil.

Un alt element care merită verificat este statutul membrului. Tabloul face distincția între profesioniștii care au dreptul de exercitare a profesiei și cei aflați în stare de inactivitate.

„Verificarea profesionistului în Tabloul CECCAR ar trebui să fie un pas firesc înaintea oricărei colaborări”, spune Renate Popescu.

Pe lângă statutul profesional, antreprenorul ar trebui să acorde atenție și modului în care este stabilită colaborarea. Contractul de prestări servicii poate preciza termenele pentru transmiterea documentelor, responsabilitățile fiecărei părți, modalitatea de comunicare și procedura care se aplică atunci când sunt identificate erori sau lipsuri în documentele contabile.

De asemenea, experiența prestatorului în domeniul în care activează firma poate conta. O societate care are salariați, gestionează stocuri, desfășoară operațiuni intracomunitare sau are un regim fiscal mai complex poate avea nevoi diferite față de o firmă cu puține operațiuni.

„Profesionistul contabil trebuie să înțeleagă activitatea clientului, să identifice riscurile, să urmărească respectarea termenelor, să semnaleze documentele incomplete și să ofere informații relevante pentru luarea deciziilor”, arată Renate Popescu.

Contabilitatea nu înseamnă doar depunerea declarațiilor

Pentru unii antreprenori, un serviciu contabil bun este asociat în primul rând cu introducerea facturilor și depunerea la timp a declarațiilor fiscale. Rolul profesionistului este însă mai larg.

O contabilitate corectă trebuie să ofere firmei o imagine clară asupra situației sale financiare și fiscale. Documentele incomplete, erorile de înregistrare sau neîndeplinirea unor obligații la termen pot genera consecințe care depășesc cu mult costul lunar al serviciului contabil.

„Un serviciu contabil de calitate nu se limitează la introducerea facturilor într-un program și transmiterea declarațiilor”, explică președinta CECCAR Bihor.

În plus, profesionistul contabil trebuie să respecte reguli de etică, confidențialitate și competență profesională și are obligația de a-și menține pregătirea profesională. Din perspectiva antreprenorului, externalizarea contabilității ar trebui privită, astfel, ca o decizie care ține de protejarea afacerii, nu doar de reducerea cheltuielilor administrative.

Prețul este, în mod firesc, unul dintre criteriile luate în calcul atunci când o firmă caută un furnizor de servicii contabile. Nu ar trebui însă să fie singurul criteriu.

Un tarif mai mic poate părea avantajos pe termen scurt, dar dacă serviciile sunt prestate fără competența, autorizarea și asumarea responsabilității necesare, eventualele erori pot genera costuri mult mai mari pentru companie.

De aceea, înainte de semnarea contractului, verificarea statutului profesional al prestatorului și stabilirea clară a responsabilităților sunt pași simpli, dar importanți.

„În contabilitate, un tarif aparent mai redus poate deveni foarte costisitor atunci când în spatele său nu există competență, autorizare și asumarea răspunderii”, avertizează Renate Popescu.

Pentru antreprenor, verificarea contabilului nu ar trebui să fie o formalitate făcută după apariția unei probleme. Câteva minute investite înainte de începerea colaborării pot însemna evitarea unor riscuri care, odată apărute, pot fi mult mai dificil de gestionat.