Conform legislației în vigoare, această notificare trebuie făcută în termen de maximum 10 zile de la apariția schimbării. Reglementarea este prevăzută de Legea nr. 196/2018, care stabilește cadrul de funcționare al asociațiilor de proprietari. Actul normativ impune ca orice modificare în componența locatarilor — fie că este vorba despre evenimente familiale precum nașteri, căsătorii sau decese, fie despre persoane luate în spațiu ori chiriași — să fie comunicată în scris președintelui asociației.

Aceeași obligație revine și în cazul închirierii sau al dării în folosință a locuinței, proprietarii fiind nevoiți să declare numărul persoanelor care vor locui efectiv în apartament. Termenul de 10 zile începe să curgă de la momentul în care intervine schimbarea sau de la semnarea contractului de închiriere ori comodat.

Legea clarifică totodată că președintele asociației nu poate stabili în mod arbitrar câți locatari trăiesc într-un apartament, pe baza unor criterii indirecte, cum ar fi consumul de utilități sau observațiile ocazionale.

În ceea ce privește persoanele care locuiesc temporar într-un apartament, acestea pot fi incluse la calculul cheltuielilor comune doar dacă stau cel puțin 15 zile într-o lună. Decizia aparține adunării generale a asociației, iar punerea în aplicare este realizată de comitetul executiv.

De asemenea, proprietarii sau chiriașii pot solicita scutirea de la plata anumitor cheltuieli pe persoană, însă doar în condițiile stabilite de asociație și pentru perioade care nu pot fi mai scurte de 15 zile pe lună.