Obligația nu este una opțională, ci rezultă din legislația privind securitatea și sănătatea în muncă și se aplică atunci când necesitatea este confirmată medical.

Reglementările în vigoare impun angajatorilor să evalueze riscurile la care sunt expuși lucrătorii care utilizează echipamente cu ecran de vizualizare și să adopte măsuri pentru protejarea sănătății acestora. Printre acestea se numără și efectuarea unor controale oftalmologice înainte de începerea activității, la intervale periodice sau ori de câte ori apar probleme de vedere asociate muncii la calculator.

Dacă în urma evaluărilor medicale se stabilește că un angajat are nevoie de un dispozitiv de corecție special pentru a-și desfășura activitatea în condiții normale, angajatorul trebuie să îl pună la dispoziție sau să suporte costul acestuia. Decontarea nu poate fi înlocuită prin acordarea unui spor salarial general, ci trebuie să respecte procedura prevăzută de legislația din domeniul securității și sănătății în muncă.

Noțiunea a fost clarificată și la nivel european, după ce Curtea de Justiție a Uniunii Europene a analizat un litigiu provenit din România. Instanța a arătat că această categorie poate include ochelarii prescriși pentru corectarea sau prevenirea problemelor de vedere generate ori agravate de activitatea desfășurată în fața monitorului.

Prin urmare, nu orice pereche de ochelari este eligibilă pentru decontare. Este necesar ca recomandarea medicală să stabilească o legătură directă între necesitatea dispozitivului și activitatea profesională.

Diferențe între sectorul public și cel privat

În instituțiile publice există un plafon legal pentru decontarea acestor cheltuieli. Valoarea maximă care poate fi suportată este de 500 de lei pentru fiecare angajat, cu condiția prezentării documentelor medicale și fiscale necesare. Dacă dispozitivul costă mai mult, diferența rămâne în sarcina salariatului.

În schimb, pentru angajatorii din mediul privat, legislația nu stabilește o limită valorică. Costurile pot fi acoperite integral, atât timp cât sunt respectate cerințele legale și există documente care justifică necesitatea medicală a dispozitivului.

Specialiștii atrag atenția că tratamentul fiscal favorabil al acestor cheltuieli depinde de respectarea procedurilor legale. Decontarea trebuie să se bazeze pe recomandarea medicului de medicina muncii, pe rezultatul consultului oftalmologic și pe dovada achiziției dispozitivului.

În schimb, dacă o companie acordă tuturor angajaților o sumă fixă pentru ochelari, fără o justificare medicală individuală, există riscul ca acești bani să fie considerați venituri salariale și să fie impozitați ca atare.

Experții în legislația muncii recomandă firmelor să adopte o procedură internă clară privind acordarea acestor beneficii. Documentul ar trebui să stabilească actele necesare, condițiile de acordare, eventualele limite privind costurile și intervalele la care poate fi solicitată o nouă decontare.

De asemenea, angajatorii sunt sfătuiți să păstreze toate documentele care justifică suportarea cheltuielilor, inclusiv evaluările de risc, recomandările medicale și facturile de achiziție. O evidență completă poate evita problemele în cazul unui control fiscal și demonstrează că măsura a fost luată pentru protejarea sănătății salariaților, nu ca un beneficiu salarial acordat fără temei legal.