Prefectura Bihor a anunțat, miercuri, că la Inițiativa prefectului Dumitru Țiplea, instituția a făcut încă un pas spre digitalizare. Astfel, documentele emise de către localitățile de la nivelul județului Bihor șu înaintate pentru verificarea controlului de legalitate către Prefectura Bihor vor fi arhivate doar în format electronic.

„Menționăm că în decursul lunii februarie 2020, Instituția Prefectului a inițiat un program pilot de digitalizare a corespondenței instituționale cu 10 UAT-uri din Bihor, pentru a valida posibilitatea transmiterii și arhivării în format electronic a documentelor. Începând cu luna martie 2020, în contextul stării de urgență, și apoi de alertă, transmiterea documentelor în format electronic a devenit obligatorie ca măsură de prevenție a răspândirii Sars-Cov-2, păstrându-se însă și modalitatea de transmitere în format letric (pe suport de hârtie) a documentele supuse verificării legale”, transmite Prefectura Bihor.

Peste 80 metri liniari

Această decizie a fost argumentată de faptul că doar pe parcursul a 10 luni din anul trecut (martie-decembrie), localitățile din județ au înaintat spre verificare Instituției Prefectului un număr 11.948 de hotărâri și 23.447 de dispoziții, care ar totaliza peste 80 metri liniari de arhivă, potrivit Prefecturii Bihor.

[eadvert]

„La diligențele prefectului, în 19 februarie 2021 Serviciul Județean Bihor al Arhivelor Naționale a transmis acordul ca arhivarea acestor documente să se efectueze doar în format electronic, fără să fie dublate de arhivă letrică la sediul Instituției Prefectului. Conform acordului transmis documentele originale, constând în dispoziții de primar și președinte al Consiliului Județean, precum și hotărâri ale consiliilor locale și consiliului județean, vor fi păstrate în format letric doar în arhiva UAT-urilor emitente, cu termen de arhivare permanent”, mai transmite Prefectura.

Pas important în digitalizarea administrației

Prefectul Dumitru Țiplea a precizat că “simplificarea procedurilor de arhivare reprezintă un pas important în digitalizarea administrației, care aduce cu sine o mai bună gestionare a spațiului alocat birourilor, reduce consumul de hârtie, scade timpii de identificare a documentelor și, în consecință, fluidizează procesul administrativ în beneficiul cetățeanului.”