E-primăria – o parte din relațiile cu clienții se mută online

Proiectul se numește „Soluții informatice integrate pentru simplificarea procedurilor administrative și reducerea birocrației la nivelul Municipiului Oradea” și are ca termen de implementare 18 luni.

„Prin proiect se vor dezvolta și adapta aplicațiile existente și vor fi introduse soluții aplicative noi precum: arhivare electronică, fluxuri de lucru digitale și accesul online la serviciile publice gestionate de Municipiul Oradea, în scopul eficientizării procesării documentelor, evitării întreruperilor ce pot apărea în fluxurile informaționale ale instituției, implementarea proceselor de utilizare inteligentă a informațiilor prin aplicarea principiului înregistrării „o singură dată” a documentelor.

Portalul web existent (www.oradea.ro) va fi dezvoltat în vederea acoperirii funcționalităților oferite în mod normal de o activitate la ghișeu, de exemplu: completarea cererilor ca formulare electronice și transmiterea acestora pe cale electronică, cu posibilitatea încărcării de documente scanate asociate și eliberarea de documente cu valoare juridică (caz în care emiterea de exemplare originale este asociată cu semnătura electronică calificată)”, transmite Primăria, cu precizarea că „utilizatorul final nu va fi dependent de o anumită tehnologie pentru a accesa serviciile furnizate prin noile soluții informatice”.

Astfel, se vor implementa servicii electronice complete, cu grad de sofisticare cuprins între minim 3 – transmitere electronică a solicitării și ulterior ridicarea documentelor emise de la ghișee), respectiv maxim 5 – transmitere integral electronică a dosarelor aferente solicitărilor, precum și primirea electronică a răspunsurilor sau a documentelor solicitate, cu semnătura electronică.

Arhivare

Aplicația de arhivare electronică a documentelor va asigura: stocarea electronică a documentelor într-un spațiu centralizat şi organizat cu posibilitatea de a asocia metadate pentru fiecare document în parte; importul automat în arhiva electronică a documentelor obținute în urma retro-digitalizării; versionarea automată a documentelor, permițând păstrarea tuturor versiunilor prin care trece un document sau o înregistrare; lucru colaborativ pe documente; arhivarea documentelor în funcție de termenele de păstrare şi tipurile de documente.
Serviciile vor include și retro-digitalizarea unui număr de cca. 20.000 dosare aflate în arhiva clasică și cu valoare operațională prezentă și încărcarea acestora în aplicația de arhivare electronică.

Prin intermediul soluțiilor informatice propuse de proiect se dorește:

• furnizarea unui număr cât mai mare de servicii electronice;
• implementarea conceptului de identitate electronică a cetățeanului pentru personalizarea serviciilor oferite acestuia;
• implementarea de fluxuri integrate de procesare a demersurilor cetățenilor;
• informarea publicului cu privire la avantajele utilizării serviciilor furnizate de primărie prin mijloace electronice.