Comunicarea la un nivel profesional

Insa, pentru folosirea in interes profesional, exista reguli ce trebuiesc respectate, pentru a asigura o buna intelegere a mesajului transmis si receptivitate crescuta.

1. Foloseste o adresa speciala de Messenger pentru acest comunicarea in interes de business, si astfel nu vor interveni confuzii in privinta continutului mesajelor primite pe ID-ul respectiv, cat si a celor pe care urmeaza sa le transmiti.

2. Conversatiile sa fie scurte. Proverbul “Vorba lunga, saracia omului” se aplica si in cazul IM(Instant Messages), ideale fiind conversatiile scurte, pentru schimburi de informatii sau cereri. Acestea nu trebuie sa inlocuiasca intalnirile, conversatiile telefonice sau emailurile detaliate. Poti transmite o intentie de a stabili o intalnire sau sa iti exprimi dorinta de a detalia topicul initiat prin intermediul unui e-mail dar nu prin IM. De cele mai multe ori, arhiva de mesaje nu este pastrata, si atunci s-ar putea pierde informatie importanta pentru ambele parti. In plus, datorita dimensiunii reduse a acestora, se acorda o mai putina importanta continutului mesajelor decat in cazul altor modalitati de comunicare.

3. Nu iti lasa corespondentii sa astepte un raspuns. Atunci cand pleci de la birou, sau te afli in imposibilitatea de a raspunde cererilor prin IM, asigura-te ca acest fapt este cunoscut de cei din lista ta, astfel incat acestia sa nu considere ca ii ignori. Poti folosi pentru aceasta un Status explicit, sau un raspuns automat, care sa indice ca esti plecat si sa mentionezi cand poti fi contactat.

4. Nu transmite informatii confidentiale. Desi este o modalitate facila de transmitere a informatiilor intr-un timp foarte scurt, sansele ca discutia sa fie interceptata de terti sunt ridicate, astfel incat este recomandat sa nu se transmita informatii confidentiale, pentru aceasta fiind de preferat o intalnire, sau o discutie prin intermediul e-mailului, daca se considera ca sistemul de securitate este suficient de bine pus la punct.

5. Evita folosirea unui limbaj prescurtat, specific serviciilor de IM. Rapiditatea cu care se transmit mesajele te face uneori sa simti nevoia folosirii prescurtarilor, iar pentru emfazarea celor transmise – emoticons-urile, insa, deoarece nu cunosti cata experienta are interlocutorul tau cu acest tip de comunicare, se recomanda a nu se abuza de aceste instrumente. De asemenea, regulile de gramatica si punctuatie sunt mai mult decat obligatorii, dat fiind nivelul la care se poarta discutiile.

6. Ai grija la timing! Ca si in cazul altor moduri de comunicare, trebuie sa stii CAND sa comunici. Atunci cand esti presat de timp si lucrezi in multitasking, trimitand 10 IM nu te va ajuta, chiar ar putea sa iti amplifice starea de stres.

Avand la baza aceste simple reguli de comunicare, unele dintre ele aplicabile si in cazul altor medii, comunicarea prin IM se poate face si in cadrul mediului de business, avantajul net fata de alte cazuri fiind receptivitatea crescuta si timpul scurt de transmitere si receptionare a mesajelor.