Potrivit Regulamentului General privind Protecția Datelor (GDPR), foștii angajați au dreptul să solicite copii ale tuturor documentelor în care apar datele lor și care sunt încă prelucrate de angajator, fără a fi obligați să își motiveze cererea. În practică, persistă convingerea că o dată cu comunicarea deciziei de încetare și a extrasului din registrul electronic, obligațiile angajatorului încetează complet. În realitate, datele personale rămân stocate pentru arhivare și pentru respectarea unor obligații legale, iar drepturile conferite de GDPR continuă să se aplice și după încetarea raportului de muncă.

Legislația europeană garantează dreptul de acces la datele personale atât pentru salariații activi, cât și pentru cei ale căror contracte au încetat. Jurisprudența Curții de Justiție a Uniunii Europene a stabilit că acest drept trebuie să fie efectiv și complet, ceea ce presupune, în anumite situații, furnizarea copiei documentului în care datele apar, dacă acestea nu pot fi înțelese fără context. În concret, pot fi solicitate documente precum statele de plată, pontajele, dosarul de personal, evaluările profesionale, corespondența electronică în care apar date personale sau informații privind transmiterea acestora către terți. Cererea nu trebuie justificată, simpla calitate de titular al datelor fiind suficientă pentru exercitarea dreptului.

Totuși, exercitarea acestui drept nu trebuie să afecteze drepturile și libertățile altor persoane. În cazul documentelor colective, angajatorul are obligația de a anonimizeze datele celorlalți salariați. Dacă angajatorul refuză nejustificat sau nu răspunde în termenul legal, fostul salariat poate depune o plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal sau poate formula o acțiune în instanță pentru respectarea dreptului de acces.

Pe lângă aceste drepturi, Codul muncii obligă angajatorii să elibereze, la încetarea contractului sau la cerere, documente precum adeverința de vechime și extrasul din registrul de evidență a salariaților. Regulile GDPR extind însă sfera documentelor ce pot fi solicitate, consolidând transparența și accesul la informațiile personale.